## Фондовая опись
### Понятие и назначение фондовой описи
Фондовая опись — это систематизированный перечень дел, хранящихся в составе фонда или его части. Она создается с целью учета, контроля и использования документов.
Задачи фондовой описи:
Обеспечение сохранности документов
Учет и контроль состава и количества документов
Информационное обслуживание пользователей
Обеспечение доступа к архивной информации
### Структура и содержание фондовой описи
Фондовая опись состоит из следующих разделов:
Титульный лист
Название архива
Название фонда
Номер фонда
Хронологические рамки документов фонда
Экстремальные даты
Историческая справка о фондообразователе
Разделы описи
Наименование дел с отметкой об их наличии и физическом состоянии:
Номер дела (арабской цифрой)
Заголовок дела
Даты создания документов в деле
Количество листов (арабскими цифрами)
Отметка о наличии подлинников и копий
Отметка о физическом состоянии дел
Сведения о наличии копий дел в других учреждениях
Уточнения и примечания
Сведения о проверке описей
### Типы фондовых описей
В зависимости от содержания фонда и особенностей его оформления существуют различные типы фондовых описей:
Полная опись — отражает все без исключения дела фонда.
Сокращенная опись — включает только дела, имеющие самостоятельное историческое или практическое значение.
Тематическая опись — объединяет дела, относящиеся к определенной теме или периоду.
Именная опись — группирует дела по авторству или принадлежности физическим или юридическим лицам.
Именная картотека — содержит карточки с указанием фамилии, имени, отчества автора или владельца документа и названием дела, где хранится этот документ.
### Правила составления фондовой описи
При составлении фондовой описи необходимо соблюдать следующие правила:
Описи составляются на основе изучения и систематизации дел фонда.
Для каждого дела указывается его заголовок, даты документов, количество листов и физическое состояние.
Все дела в описи должны быть расположены в хронологическом порядке или по тематическому признаку.
Описи должны быть датированы и подписаны составителями.
При изменениях в составе фонда (перемещение, изъятие, докомплектование) вносятся соответствующие изменения в опись.
### Хранение и использование фондовых описей
Фондовые описи хранятся вместе с делами фонда в архивохранилище. Они являются неотъемлемой частью фонда и служат основой для научного и практического использования документов.
Пользователи архива могут получить доступ к фондовой описи, чтобы ознакомиться с составом и содержанием фонда. На основе описи они могут заказать дела для изучения или копирования.
### Особенности электронных фондовых описей
В современных условиях в архивах все чаще используются электронные фондовые описи. Они создаются с помощью специального программного обеспечения и имеют ряд преимуществ:
Удобство в использовании
Возможность быстрого поиска и фильтрации данных
Доступ к описи из любой точки мира
Сохранение и архивирование данных в электронном виде
Однако следует учитывать, что электронные описи не заменяют собой бумажные, а являются дополнением к ним. Бумажные описи по-прежнему служат юридически значимым документом и хранятся в архиве в соответствии с установленными правилами.